پلمپ دفاتر حسابداری چیست و چه کسانی مشمول آن هستند؟ مدارک لازم و نکات کلیدی نحوه پلمپ 1405

پلمپ دفاتر قانونی چیست؟

پلمپ دفاتر قانونی به فرآیندی گفته می‌شود که در آن دفاتر مالی کسب‌وکارها پیش از شروع سال مالی جدید، به‌صورت رسمی و تحت نظارت سازمان امور مالیاتی و اداره ثبت شرکت‌ها تایید و شماره‌گذاری می‌شوند.

با حذف دفاتر فیزیکی براساس بند ج ماده ۴ قانون برنامه هفتم توسعه از مهرماه سال ۱۴۰۳، فرآیند پلمپ دفاتر الکترونیکی جایگزین روش سنتی شد. در روش جدید پلمپ الکترونیکی دفاتر، اطلاعات مالی به‌صورت مکانیزه در سامانه جامع ثبت شرکت‌ها ثبت و به‌عنوان جایگزین دفاتر پلمپ‌ شده در نظر گرفته می‌شود.

شاید برایتان جالب باشد بدانید که املای صحیح «پلمپ» در فارسی «پلمب» است. این واژه از کلمه انگلیسی Plumb به معنای سرب گرفته شده و به بستن و مهروموم‌ کردن اشاره دارد. بااین‌حال، «پلمپ» در میان مردم بسیار رایج است و همان مفهوم «پلمب دفاتر» را دارد.

چه کسانی مشمول ارائه دفاتر قانونی هستند؟

از نظر نظام مالیاتی، اشخاص حقیقی و حقوقی تکالیف یکسانی ندارند و یکی از موارد مهم در این تفکیک، تکلیف به نگهداری و پلمپ دفاتر قانونی است. بنابراین، پیش از اقدام برای پلمپ دفاتر 1405 باید مشخص شود که کسب‌وکار شما در کدام گروه مالیاتی قرار می‌گیرد.

براساس بند «الف» ماده ۶ آیین‌نامه اجرایی ماده ۹۵ قانون مالیات‌های مستقیم، اشخاص زیر مکلف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر حسب مورد هستند:

• اشخاص حقیقی مشمول گروه اول مالیاتی
• اشخاص حقوقی؛ از جمله شرکت‌ها و مؤسسات، صرف‌ نظر از اینکه در سامانه ثبت شرکت‌ها ثبت شده باشند یا خیر

نحوه پلمپ دفاتر الکترونیکی 1405

براساس قانون جدید پلمپ دفاتر 1404 و بند «ج» ماده ۴ قانون برنامه هفتم پیشرفت، پلمپ دفاتر قانونی در سال‌های اخیر از شکل سنتی فاصله گرفته و بخش مهمی از فرآیند آن به‌صورت الکترونیکی انجام می‌شود. در این فرآیند، پس از ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر باید سند مربوطه را در سامانه ثبت من، تأیید و امضای الکترونیکی کنید. 

به‌طور کلی، مراحل درخواست جدید پلمپ دفاتر 1405 شامل موارد زیر است:

1. مراجعه به سامانه پلمپ دفاتر قانونی
2. تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر
3. ثبت و تأیید اطلاعات متقاضی
4. معرفی اعضای هیئت‌ مدیره برای اشخاص حقوقی
5. انتخاب نوع دفاتر، تعداد جلد و تعداد صفحات
6. تأیید نهایی اظهارنامه و مدارک
7. امضای الکترونیکی درخواست
8. پرداخت هزینه‌های مربوط به پلمپ دفاتر

در ادامه، هر مرحله را قدم‌به‌قدم بررسی می‌کنیم تا بتوانید بدون سردرگمی درخواست خود را ثبت کنید.

۱. ورود به سامانه پلمپ دفاتر قانونی

ابتدا وارد سامانه پلمپ دفاتر 1405 از طریق سامانه جامع ثبت شرکت‌ها به نشانی irsherkat.ssaa.ir شوید و در بخش «میز خدمات الکترونیک»، گزینه «پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی» را انتخاب کنید.

۲. انتخاب نوع شخصیت متقاضی

در این مرحله باید مشخص کنید درخواست پلمپ دفاتر مربوط به شخص حقیقی یا شخص حقوقی است. سپس اطلاعات موردنیاز را براساس نوع شخصیت متقاضی وارد کنید.

این اطلاعات می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• نوع تقویم مالی
• شروع سال مالی
• ماه و روز شروع سال مالی
• تابعیت
• شناسه ملی
• نام تجارت‌خانه برای اشخاص حقیقی
• حوزه ثبتی
• شماره تلفن همراه
• شماره تلفن ثابت

نکته: اطلاعات این بخش را با مدارک ثبتی خود تطبیق دهید. اشتباه در اطلاعات، ممکن است باعث شود در ادامه برای اصلاح درخواست به حوزه ثبتی مراجعه کنید.

۳. تکمیل و تأیید اطلاعات اشخاص حقوقی

اگر درخواست پلمپ دفاتر برای شرکت ثبت می‌شود، باید اطلاعات مربوط به شخص حقوقی را تکمیل و تأیید کنید. در این مرحله دقت بیشتری داشته باشید؛ زیرا اگر اطلاعات اشتباه ثبت و ارسال شود، اصلاح آن طبق فرآیند سامانه از طریق حوزه ثبتی متقاضی انجام خواهد شد.

۴. پذیرش موقت اظهارنامه

بعد از تکمیل اطلاعات، اظهارنامه پلمپ دفاتر به‌صورت موقت پذیرفته می‌شود. در این مرحله، شخصی که اطلاعات درخواست را تکمیل می‌کند باید مشخصات خود را در سامانه ثبت کند. برای اشخاص حقوقی، این شخص باید یکی از اعضای هیئت‌ مدیره شرکت باشد.

۵. ثبت اطلاعات اعضای هیئت‌ مدیره

درخواست‌های مربوط به اشخاص حقوقی به اطلاعات تکمیلی اعضای هیئت‌ مدیره نیاز دارند. در این بخش باید اعضای هیئت‌ مدیره با اطلاعات هویتی و محل اقامت معرفی شوند.

سپس اطلاعات مربوط به هر عضو، از جمله موارد زیر ثبت می‌شود:

• سمت عضو
• تاریخ پذیرش سمت
• مدت تصدی سمت

اطلاعات را با آخرین وضعیت ثبتی شرکت تطبیق دهید تا در مراحل بعدی با مغایرت اطلاعات مواجه نشوید.

۶. انتخاب نوع و تعداد دفاتر قانونی

پس از ثبت اطلاعات هویتی، باید مشخص کنید چه دفاتری برای شرکت یا شخص متقاضی مورد نیاز است.

در این مرحله موارد زیر را تعیین می‌کنید:

• نوع دفاتر قانونی
• تعداد جلد
• تعداد صفحات مورد نیاز

بهتر است تعداد دفاتر و صفحات را براساس حجم فعالیت و نیاز واقعی مجموعه انتخاب کنید.

۷. تأیید اظهارنامه و مدارک

پس از تکمیل اطلاعات، یک بار همه موارد ثبت‌ شده را بررسی کنید. اگر اطلاعات اظهارنامه و مدارک صحیح است، گزینه «تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک» را انتخاب کنید.

با این کار، درخواست شما برای ادامه فرآیند پلمپ دفاتر نهایی می‌شود.

۸. امضای الکترونیکی و پرداخت هزینه

پس از ثبت درخواست، باید مراحل مربوط به امضای الکترونیکی پلمپ دفاتر را انجام دهید و هزینه‌های مربوط به درخواست را پرداخت کنید. در این مرحله، حتماً وضعیت درخواست را در سامانه پیگیری کنید و انجام کامل امضا و پرداخت را بررسی کنید؛ ثبت اولیه اطلاعات به‌تنهایی به معنی پایان فرآیند پلمپ دفاتر نیست.

نکته: پس از ثبت اطلاعات اظهارنامه پلمپ دفاتر برای تکمیل فرآیند، امضای الکترونیکی و پرداخت هزینه مربوط به درخواست، ۳ روز فرصت دارید. بنابراین، بهتر است ثبت درخواست را به روزهای پایانی موکول نکنید.

نحوه دریافت امضای الکترونیکی پلمپ دفاتر

بعد از ثبت اظهارنامه دفاتر قانونی، نوبت به امضای الکترونیکی پلمپ دفاتر می‌رسد. این مرحله برای تکمیل فرآیند درخواست انجام می‌شود و امکان امضا به دو روش وجود دارد:

• استفاده از توکن سخت‌افزاری
• استفاده از گوشی هوشمند اندروید

در ادامه، مراحل امضای الکترونیکی را به‌ترتیب مرور می‌کنیم.

۱. ورود به سامانه ثبت من

برای شروع، در صفحه مربوط به امضای الکترونیکی پلمپ دفاتر، روی گزینه «اینجا» کلیک کنید تا وارد سامانه ثبت من شوید. همچنین می‌توانید مستقیما وارد سامانه ثبت من شوید.

پس از ورود به سامانه، از قسمت «ورود» که در بالای سمت چپ صفحه قرار دارد، وارد حساب کاربری خود شوید.

۲. ورود با کد ملی و رمز یک‌بار مصرف

در پنجره ورود، کد ملی صاحب امضا را وارد کنید. سپس روی گزینه «دریافت رمز» بزنید تا رمز یک‌بار مصرف به شماره همراه ثبت‌ شده صاحب امضا پیامک شود.

رمز دریافت‌ شده را در کادر مربوط وارد کرده و روی «ورود به درگاه» کلیک کنید.

۳. ورود به بخش اسناد در انتظار امضا

بعد از ورود به حساب کاربری در سامانه ثبت من در قسمت بالای صفحه، وضعیت اسناد قابل امضا نمایش داده می‌شود.

اگر سندی برای امضا وجود داشته باشد، تعداد آن با یک عدد قرمز مشخص می‌شود. با کلیک روی این قسمت می‌توانید فهرست اسناد موجود را مشاهده کنید.

۴. انتخاب سند پلمپ دفاتر برای امضا

در فهرست اسناد، سندی را که هنوز امضای الکترونیکی آن انجام نشده است، پیدا کنید.

سپس روی گزینه «در انتظار امضا» کلیک کنید و در صفحه بعد، گزینه «امضای سند» را انتخاب کنید تا فرآیند امضا آغاز شود.

۵. نصب نرم‌افزار دستینه

برای ادامه فرآیند امضای الکترونیکی، باید نرم‌افزار دستینه روی سیستم شما نصب باشد. اگر این نرم‌افزار را روی سیستم ندارید، عبارت «نرم‌افزار دستینه» را جست‌وجو کرده و از سایت مربوط، نسخه مناسب را دانلود و نصب کنید.

نکته مهم این است که تا زمانی که نرم‌افزار دستینه به‌درستی نصب و اجرا نشده باشد، ممکن است سامانه امکان ادامه فرآیند امضا را به شما ندهد.

۶. بازگشت به سامانه ثبت من

بعد از نصب نرم‌افزار دستینه، دوباره به سامانه ثبت من برگردید. سپس سند مورد نظر را باز کرده و روی گزینه «امضای سند» کلیک کنید. در این مرحله سامانه باید نرم‌افزار دستینه را شناسایی کند تا بتوانید وارد مرحله انتخاب گواهی امضا شوید.

۷. اتصال توکن به سیستم

در روش استفاده از توکن، در این مرحله باید توکن سخت‌افزاری حاوی گواهی امضای الکترونیکی را به سیستم متصل کنید. پس از اتصال توکن، سامانه و نرم‌افزار دستینه آن را شناسایی می‌کنند. اگر توکن شناسایی نشد، اتصال USB، نصب بودن درایور توکن و اجرای نرم‌افزار دستینه را بررسی کنید.

۸. انتخاب گواهی امضای الکترونیکی

بعد از شناسایی توکن، صفحه‌ای برای انتخاب گواهی یا امضای موجود روی توکن نمایش داده می‌شود. امضای مورد نظر را انتخاب کرده و سپس آن را تأیید کنید تا سامانه بتواند گواهی امضای الکترونیکی را برای امضای سند استفاده کند.

۹. وارد کردن رمز توکن و تکمیل امضا

پس از انتخاب گواهی امضا، باید رمز توکن را وارد کنید.

در صورت درست بودن اطلاعات و انجام موفقیت‌آمیز فرآیند، پیام ثبت موفقیت‌آمیز امضا نمایش داده می‌شود. با مشاهده این پیام، امضای الکترونیکی سند انجام شده است.

۱۰. استعلام شماره پلمپ دفاتر

بعد از تکمیل امضای الکترونیکی، فرآیند پلمپ دفاتر تکمیل می‌شود و شماره پلمپ دفاتر قانونی در سامانه مربوط قابل مشاهده و استعلام خواهد بود. بنابراین، اگر مراحل را تا پایان انجام داده‌اید، بهتر است وضعیت درخواست را در سامانه بررسی کنید و از ثبت نهایی پلمپ دفاتر مطمئن شوید.

مدارک لازم برای پلمپ دفاتر قانونی 1405

برای پلمپ دفاتر قانونی 1405، اطلاعات مورد نیاز براساس نوع متقاضی متفاوت است. بنابراین، بهتر است قبل از شروع ثبت‌نام پلمپ دفاتر 1405، اطلاعات هویتی و ثبتی خود را آماده کنید که هنگام تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر 1405 با مغایرت اطلاعات مواجه نشوید.

مدارک پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی

برای پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی، اطلاعات هویتی و اطلاعات مربوط به فعالیت اقتصادی متقاضی اهمیت دارد.

بسته به وضعیت پرونده و اطلاعات ثبت‌ شده در سامانه، اطلاعات زیر مورد نیاز است:

• اطلاعات مربوط به فعالیت اقتصادی
• کد ملی و مشخصات هویتی متقاضی
• اطلاعات پرونده مالیاتی در صورت درخواست سامانه
• اطلاعات مجوز فعالیت، در مواردی که برای فعالیت مربوط وجود داشته باشد
• اطلاعات وکالت‌نامه، اگر درخواست توسط وکیل یا نماینده قانونی انجام شود

در فرآیند پلمپ دفاتر الکترونیکی نباید مدارکی مانند اصل دفتر فیزیکی یا مدارک مربوط به پلمپ دستی را به‌صورت عمومی و قطعی برای همه متقاضیان لازم دانست. ملاک، اطلاعات و مدارکی است که سامانه در زمان ثبت درخواست از متقاضی مطالبه می‌کند.

مدارک پلمپ دفاتر اشخاص حقوقی

برای پلمپ دفاتر اشخاص حقوقی، اطلاعات ثبتی شرکت اهمیت بیشتری دارد. پیش از درخواست پلمپ دفاتر 1405 بهتر است موارد زیر را بررسی کنید:

• شماره ثبت
• شناسه ملی شرکت
• مشخصات مدیرعامل یا نماینده قانونی
• نشانی و اطلاعات تماس ثبت‌ شده شرکت
• اطلاعات مربوط به آخرین وضعیت ثبتی شرکت
• اطلاعات پرونده مالیاتی، در صورت مطالبه در فرآیند ثبت
• اطلاعات اعضای هیئت‌ مدیره در صورت درخواست سامانه
• مدارک نمایندگی یا وکالت، در صورت اقدام توسط نماینده

نکته: این مدارک را باید پس از تکمیل اظهارنامه پلمپ الکترونیک، در سامانه irsherkat.ssaa.ir بارگذاری کنید. عدم ارائه هریک از این مدارک منجر به تأخیر در صدور شماره پلمپ دفاتر قانونی یا رد درخواست پلمپ دفاتر شود. 

ارسال مدارک مربوط به پلمپ دفاتر به اداره ثبت شرکت‌ها

بعد از آموزش پلمپ دفاتر و تهیه مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر ۱۴۰۵، نوبت به ارسال مدارک پلمپ دفاتر به اداره ثبت شرکت‌ها می‌رسد که در ادامه آن را توضیح می‌دهیم. طی کردن مراحل پلمپ دفاتر قانونی برای نهایی کردن درخواست ضروری است و باید آن را با دقت انجام دهید.

1. ابتدا در سامانه «ثبت من» ثبت‌نام کنید و به حساب کاربری خود به‌ عنوان «مودی» وارد شوید.
2. به بخش «ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری» وارد شوید.
3. گزینه «اسناد قابل امضا» را انتخاب کنید.
4. سند مورد نظر را انتخاب کرده و روی دکمه «امضای سند» کلیک کنید.
5. توکن سخت‌افزاری خود را به سیستم متصل کرده و اطلاعات لازم را تکمیل کنید.
6. پس از امضای موفقیت‌آمیز سند، گزینه «تأیید امضا» را انتخاب کنید.
7. در نهایت، مدارک اسکن شده مانند کپی کارت ملی، پروانه کسب، روزنامه رسمی و غیره را در بخش مربوطه بارگذاری کنید.

اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی در سامانه پلمپ دفاتر ثبت شده و با استفاده از شماره پیگیری می‌توانید وضعیت دفاتر خود را استعلام کنید. فرآیند صدور گواهی پلمپ دفاتر الکترونیکی معمولاً ۳ تا ۷ روز کاری طول می‌کشد.

شماره پلمپ دفاتر قانونی ۱۴۰۵

یکی از سوال‌های رایج بعد از ثبت درخواست پلمپ دفاتر تجاری الکترونیکی این است که «شماره پلمپ دفاتر قانونی ۱۴۰۵ کجاست و از کجا باید آن را پیدا کنیم؟»

پس از تکمیل درخواست و تأیید نهایی پلمپ دفاتر توسط اداره ثبت شرکت‌ها، شماره پلمپ دفاتر قانونی به‌صورت خودکار در پرونده مالیاتی شما ثبت می‌شود. این فرآیند به‌صورت الکترونیکی است و نیازی به ثبت جداگانه شماره پلمپ در پرونده مالیاتی ندارید. 

برای پیدا کردن شماره پلمپ دفاتر، ابتدا وارد سامانه پلمپ دفاتر 1405 ثبت شرکت‌ها شوید و از بخش مربوط به اظهارنامه پلمپ دفاتر، سوابق درخواست خود را بررسی کنید. 

مهلت پلمپ دفاتر الکترونیکی 1405

مهلت پلمپ دفاتر 1405 براساس اطلاعیه سامانه ثبت شرکت‌ها برای پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر الکترونیکی تا پایان تیرماه ۱۴۰۵ تمدید شده است. بنابراین، متقاضیان می‌توانند تا ۳۱ تیر ۱۴۰۵ درخواست خود را در سامانه ثبت شرکت‌ها ثبت کنند.

البته این مهلت را باید از سایر تکالیف مربوط به دفاتر و اسناد مالی جدا دانست. پایان مهلت ثبت درخواست پلمپ دفاتر به این معنی نیست که سایر تکالیف مالیاتی مودی هم پایان یافته است.

پیگیری و استعلام اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری

بعد از ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر، کار شما تمام نمی‌شود. بهتر است وضعیت درخواست را پیگیری کنید که مطمئن شوید اظهارنامه ثبت شده در حال بررسی است یا به تأیید نهایی رسیده است.

اگر قصد پیگیری پلمپ دفاتر 1404 را دارید، می‌توانید از طریق سامانه جامع ثبت شرکت‌ها و بخش «پیگیری درخواست»، وضعیت اظهارنامه ثبت‌ شده را بررسی کنید. برای این کار، نوع درخواست را روی «اظهارنامه پلمپ الکترونیک» قرار دهید و کد رهگیری درخواست را وارد کنید.

بعد از ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر الکترونیکی، بهتر است منتظر نمانید و وضعیت درخواست خود را پیگیری کنید. پیگیری و استعلام اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری به شما کمک می‌کند از ثبت درخواست، بررسی آن و نتیجه نهایی مطلع شوید و اگر مشکلی در روند درخواست وجود داشت، در زمان مناسب برای رفع آن اقدام کنید.

برای مثال در صورتی‌که قصد پیگیری پلمپ دفاتر 1404 را دارید، باید از طریق سامانه جامع ثبت شرکت‌ها مراجعه و از بخش «پیگیری درخواست»، وضعیت اظهارنامه ثبت‌ شده را بررسی کنید. برای این کار، نوع درخواست را روی «اظهارنامه پلمپ الکترونیک» قرار دهید و کد رهگیری درخواست را وارد کنید.

در ادامه، دو روش اصلی پیگیری پلمپ دفاتر با و بدون استفاده از کد رهگیری را توضیح می‌دهیم.

پیگیری پلمپ دفاتر با کد رهگیری

پس از ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر، یک کد رهگیری در اختیار متقاضی قرار می‌گیرد. این کد برای پیگیری درخواست اهمیت زیادی دارد و بهتر است تا پایان فرآیند آن را نزد خود نگه دارید.

برای پیگیری پلمپ دفاتر با کد رهگیری مراحل زیر را انجام دهید:

1. وارد سامانه جامع ثبت شرکت‌ها شوید.
2. گزینه «پیگیری درخواست» را انتخاب کنید.
3. در قسمت «نوع درخواست»، گزینه «اظهارنامه پلمپ الکترونیک» را انتخاب کنید.
4. کد رهگیری درخواست را در قسمت مربوط وارد کنید.
5. تصویر امنیتی را وارد کرده و گزینه «بازیابی درخواست» را بزنید.
6. وضعیت درخواست پلمپ دفاتر برای شما نمایش داده می‌شود.

اگر درخواست هنوز در حال بررسی باشد، وضعیت آن در سامانه مشخص است. بنابراین، با یک استعلام ساده می‌توانید متوجه شوید که درخواست در چه مرحله‌ای قرار دارد و آیا نیاز به اقدام دیگری از طرف شما وجود دارد یا خیر.

پیگیری پلمپ دفاتر بدون کد رهگیری

در صورتی‌که کد رهگیری پلمپ دفاتر را گم کرده‌اید یا به آن دسترسی ندارید، جای نگرانی نیست. برای پیگیری پلمپ دفاتر بدون کد رهگیری ابتدا باید کد پیگیری را از طریق همان سامانه بازیابی کنید.

برای بازیابی کد رهگیری، وارد سامانه جامع ثبت شرکت‌ها شوید و از بخش «پیگیری درخواست» گزینه «شماره پیگیری خود را فراموش کرده‌ام!» را انتخاب کنید. سپس اطلاعات خواسته‌ شده را وارد کنید که سامانه امکان بازیابی شماره پیگیری را برای شما فراهم کند.

بعد از دریافت کد رهگیری، دوباره به بخش «پیگیری درخواست» برگردید و با انتخاب «اظهارنامه پلمپ الکترونیک»، کد بازیابی‌شده را وارد کنید که وضعیت درخواست نمایش داده شود.

بنابراین، اگر کد رهگیری را در اختیار ندارید، نیازی به ثبت دوباره اظهارنامه نیست؛ ابتدا کد پیگیری قبلی را بازیابی و سپس وضعیت همان درخواست را استعلام کنید.

نکته: هنگام بازیابی کد رهگیری، اطلاعاتی که سامانه درخواست می‌کند باید دقیقاً مطابق اطلاعات ثبت‌ شده در اظهارنامه باشد. اگر اطلاعات را اشتباه وارد کنید، ممکن است درخواست شما بازیابی نشود.

جریمه پلمپ دفاتر تجاری الکترونیکی

عدم ثبت درخواست پلمپ دفاتر تجاری الکترونیکی در مهلت مقرر، به‌خودی‌خود جریمه مستقلی با عنوان «جریمه تأخیر در پلمپ دفاتر» ندارد. با این حال، عدم تکمیل و ارسال اظهارنامه پلمپ دفاتر در مهلت مقرر، به معنای عدم دریافت و ارائه دفاتر قانونی به سازمان مالیاتی است.

مهم‌ترین جرایم پلمپ دفاتر الکترونیکی عبارت‌اند از:

اشتباهات رایج پلمپ دفاتر تجاری الکترونیکی

در مسیر پلمپ دفاتر تجاری الکترونیکی، برخی اشتباهات می‌تواند دردسرساز شود. آگاهی از این موارد به شما کمک می‌کند مسیر را بدون مشکل طی کنید.

• تصور اینکه شرکت بدون فعالیت نیازی به پلمپ ندارد
  برخی مدیران تصور می‌کنند تا زمانی که فعالیت اقتصادی آغاز نشده، نیازی به پلمپ دفاتر نیست. این تصور کاملاً اشتباه است. حتی شرکت‌های بدون فعالیت هم مکلف به پلمپ دفاتر و تسلیم اظهارنامه عدم فعالیت هستند. شرط پذیرش عدم فعالیت، ثبت‌نام در سامانه و تشکیل پرونده در سازمان مالیاتی است.
• نادیده گرفتن شماره رهگیری پرونده مالیاتی
  از سال ۱۴۰۳، سازمان ثبت شرکت‌ها به سامانه مالیاتی متصل شده و برای تایید نهایی اظهارنامه باید وضعیت ثبت‌نام مالیاتی شما مشخص باشد. وارد کردن شماره رهگیری پرونده مالیاتی اجباری است. این شماره در بخش خلاصه وضعیت پرونده در سامانه my.tax.gov.ir در دسترس است.
• فراموش کردن امضای الکترونیکی
  اظهارنامه ثبت‌ شده بدون درج گواهی امضای الکترونیکی متقاضی، فاقد اعتبار است. حتی اگر هزینه را پرداخت کرده باشید تا زمانی که امضا نکنید، فرآیند پلمپ تکمیل نمی‌شود. برای امضا باید نرم‌افزار دستینه را روی سیستم نصب کنید یا از نرم‌افزار کلید ثبت روی موبایل اندروید استفاده کنید.
• بی‌توجهی به مهلت‌های ارسال فایل اکسل دفاتر
  پس از پلمپ دفاتر، باید اطلاعات مالی را به‌صورت فایل اکسل استاندارد تهیه کرده و در سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی سازمان امور مالیاتی (my.tax.gov.ir) بارگذاری کنید. این ارسال باید به‌صورت دوره‌ای (سه‌ماهه) و در مهلت مقرر انجام شود.

جمع‌بندی

پلمپ دفاتر تجاری الکترونیکی، دیگر یک فرآیند کاغذی نیست و ثبت درخواست، پیگیری و دریافت اطلاعات پلمپ به‌صورت الکترونیکی انجام می‌شود. با این حال، مسئولیت مودی با ثبت درخواست پایان نمی‌یابد و رعایت تکالیف مربوط به نگهداری و ارائه دفاتر اهمیت دارد. اگر امروز متوجه شوید درخواست پلمپ دفاتر شرکت شما تأیید نشده، آیا می‌دانید اولین اقدام قانونی شما چیست؟ 

سوالات متداول