0 تا 100 نحوه صدور و ارسال صورتحساب در سامانه مودیان [بررسی مناسبترین روش و زمان ارسال]

تصور کنید همه چیز در کسب‌وکارتان به بهترین شکل پیش می‌رود، ناگهان یک خطای کوچک در ارسال صورتحساب‌ به سامانه مودیان باعث ایجاد جریمه‌های غیرمنتظره و دردسر‌ساز شود. بسیاری از افراد به اشتباه فرآیند سامانه مودیان را یک فرآیند پیچیده می‌دانند، در حالی که صدور فاکتور در سامانه مودیان، راهکاری برای تضمین پایداری و موفقیت مالی کسب‌وکارها محسوب می‌شود. در این مقاله از آکادمی مجتبی خسروی، روش‌های صدور و ارسال صورتحساب در سامانه مودیان را مرور می‌کنیم تا بتوانید متناسب با شرایط کسب‌وکار خود، روش مناسب را انتخاب کنید.

صدور صورتحساب در سامانه مودیان چیست؟

صدور صورت حساب در سامانه مودیان یعنی ایجاد و ثبت اطلاعات یک معامله در قالب صورتحساب الکترونیکی مطابق با استانداردها و الزامات تعیین‌ شده از سوی سازمان امور مالیاتی. در این فرآیند، اطلاعاتی مانند مشخصات فروشنده و خریدار، کالا یا خدمت، مبلغ معامله، مالیات و عوارض ارزش افزوده و سایر اطلاعات مورد نیاز در صورتحساب درج می‌شود.

به بیان ساده‌تر، هر زمان مودی یک معامله فروش انجام می‌دهد، باید اطلاعات آن را در قالب صورتحساب الکترونیکی مورد تأیید سازمان امور مالیاتی تهیه کند. این صورتحساب دارای اطلاعات و ساختار مشخصی است و پس از ایجاد، برای ثبت در سامانه مودیان از مسیر تعیین‌ شده ارسال می‌شود.

پیش از آنکه به ادامه این مطلب بپردازیم، لازم است با صورتحساب و انواع آن در مقاله زیر آشنا شوید:

انواع صورتحساب در سامانه مودیان

مشمولین صدور صورتحساب الکترونیکی چه کسانی هستند؟

مشمولیت یک کسب‌وکار به نوع فعالیت، وضعیت پرونده مالیاتی و مقررات اجرایی مربوط به آن بستگی دارد. بنابراین، بهتر است به جای این تصور که «هر کسی فاکتور می‌فروشد، حتما باید یک روش ثابت را اجرا کند»، وضعیت پرونده و تکلیف قانونی همان مؤدی بررسی شود.

این نکته برای ثبت فاکتور در سامانه مودیان برای اشخاص حقیقی اهمیت بیشتری دارد؛ زیرا شخص حقیقی باید بر اساس پرونده و فعالیت خود، تکلیف صدور و ارسال صورتحساب را بررسی کند.

موارد عدم الزام به صدور صورتحساب الکترونیکی و ثبت در سامانه مودیان

یکی از رایج‌ترین پرسش‌ها و ابهامات مودیان در سامانه مودیان این است که برای چه درآمدها یا معاملاتی نیازی به صدور صورتحساب الکترونیکی و ثبت آن در سامانه مودیان نیست؟ طبق اطلاعیه شماره ۲۰ سازمان امور مالیاتی و بخشنامه 210/78761/د مورخ 1402/11/11، در حال حاضر موارد زیر نیازی به ثبت صورتحساب در سامانه مودیان ندارند:

• درآمد اجاره اموال غیرمنقول
• خرید و فروش سهام و اوراق بهادار
• سود و زیان حاصل از تسعیر ارز
• سود سپرده بانکی
• سود سهام و اوراق بهادار
• حق عضویت
• کمک‌های بلاعوض
• اصل تسهیلات اعطایی توسط بانک‌ها و مؤسسات اعتباری غیربانکی مجاز و صندوق توسعه ملی
• حق بیمه دریافتی سازمان تأمین اجتماعی
• کسور بازنشستگی دریافتی توسط صندوق‌های بازنشستگی
• فروش ارز
• هرگونه خسارت
• انواع جریمه، مشروط بر اینکه بخشی از بهای کالا یا خدمات نباشد
• آورده نقدی یا غیرنقدی به‌عنوان سرمایه
• انواع کمک‌های دولتی

توجه داشته باشید که؛ در مورد فروش ارز اگر صرافی یا شخص و مرکز مربوط بابت فروش یا تبدیل ارز، کارمزد یا هزینه ارائه خدمت دریافت کند، صدور صورتحساب الکترونیکی برای کارمزد یا خدمت همچنان الزامی است.

پس اگر معامله یا درآمد شما در یکی از موارد بالا قرار می‌گیرد، لازم نیست صرفا از روی احتیاط برای آن صورتحساب الکترونیکی صادر کنید. با این حال بهتر است پیش از تصمیم‌گیری، شرایط دقیق فعالیت و آخرین مقررات مرتبط با پرونده مالیاتی خود را بررسی کنید که تکلیف مالیاتی‌تان را با اطمینان انجام دهید.

نحوه صدور صورتحساب الکترونیکی در سامانه مودیان

یکی از سوالات مودیانی که به تازگی مشمول سامانه مودیان شده‌اند، این است که چگونه صورتحساب را به سامانه مودیان ارسال کنیم؟ در ادامه برای انجام صحیح این فرآیند، مراحل صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی را به‌صورت گام‌به‌گام بررسی می‌کنیم.

مرحله اول: ثبت‌نام و تشکیل پرونده مالیاتی

شروع کار از درگاه ملی خدمات مالیاتی است. اگر هنوز پرونده مالیاتی ندارید، ابتدا باید مراحل ثبت‌نام و تشکیل پرونده را انجام دهید. در این فرآیند اطلاعات هویتی، شماره همراه تأیید شده و اطلاعات مربوط به فعالیت اقتصادی ثبت می‌شود. پس از تکمیل مراحل و ایجاد دسترسی، می‌توانید از خدمات مالیاتی مرتبط با پرونده خود استفاده کنید و برای انجام مراحل بعدی آماده شوید.

مرحله دوم: دریافت گواهی امضای الکترونیکی

برای ارسال صورتحساب‌های الکترونیکی، باید الزامات مربوط به امضای الکترونیکی را فراهم کنید. گواهی امضای الکترونیکی از طریق مراکز صدور گواهی الکترونیکی مجاز دریافت می‌شود. این مرحله اهمیت زیادی دارد؛ زیرا امضای الکترونیکی به احراز هویت و اعتبارسنجی اطلاعات ارسالی کمک می‌کند. بنابراین، بهتر است پیش از ورود به مرحله ارسال صورتحساب، از فعال بودن گواهی و امکان استفاده از آن مطمئن شوید.

مرحله سوم: دریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی

در مرحله بعد باید شناسه یکتای حافظه مالیاتی خود را دریافت کنید. برای این کار وارد کارپوشه مالیاتی شوید و از بخش عضویت، روش ارسال صورتحساب را مشخص کنید. بسته به روش انتخابی، صورتحساب‌ها می‌توانند به‌صورت مستقیم، از طریق شرکت‌های معتمد ارائه‌ دهنده خدمات مالیاتی و روش‌های مورد تأیید سازمان امور مالیاتی ارسال شوند.

پس از تکمیل اطلاعات مورد نیاز و بارگذاری گواهی امضای الکترونیکی، شناسه یکتای حافظه مالیاتی برای مؤدی ایجاد می‌شود. این شناسه در فرآیند صدور و ارسال صورتحساب‌های الکترونیکی کاربرد دارد.

مرحله چهارم: ثبت اطلاعات صورتحساب

حالا به بخش اصلی کار می‌رسیم؛ یعنی ثبت اطلاعات صورتحساب الکترونیکی. در این مرحله باید اطلاعات معامله را با دقت وارد کنید. مهم‌ترین اطلاعات مورد نیاز عبارت است از:

• مشخصات فروشنده و خریدار
• مشخصات کالا یا خدمت
• شناسه کالا یا خدمت
• تعداد و واحد کالا
• مبلغ و نرخ مالیات بر ارزش افزوده در صورت تعلق
• روش و اطلاعات مربوط به تسویه
• تاریخ صدور صورتحساب
• سایر اطلاعات مورد نیاز بر اساس الگوی انتخاب‌ شده

در این مرحله، انتخاب نوع و الگوی مناسب صورتحساب اهمیت زیادی دارد؛ زیرا اطلاعات مورد نیاز هر الگو با دیگری متفاوت است و ثبت اشتباه اطلاعات می‌تواند باعث ایجاد مغایرت یا نیاز به اصلاح صورتحساب شود.

به‌طور کلی، صورتحساب‌های الکترونیکی بر اساس نوع و الگوی مربوط به معامله صادر می‌شوند. برای مثال، در برخی صورتحساب‌ها اطلاعات خریدار به‌طور کامل ثبت می‌شود و در برخی موارد، بسته به شرایط معامله و مقررات مربوط، اطلاعات خریدار به شکل متفاوتی ثبت خواهد شد.

مرحله پنجم: ارسال صورتحساب به سامانه مودیان

پس از تکمیل اطلاعات باید صورتحساب الکترونیکی را از روش تعیین‌ شده به سامانه مودیان ارسال کنید. نحوۀ ارسال به روشی بستگی دارد که برای ارسال صورتحساب انتخاب کرده‌اید. بعد از ارسال نیز بهتر است وضعیت صورتحساب را در کارپوشه بررسی کنید که از دریافت و ثبت صحیح آن مطمئن شوید. در صورتی که صورتحساب با خطا مواجه شود، باید علت خطا بررسی و در صورت نیاز اطلاعات اصلاح شود.

به این ترتیب، فرآیند صدور صورتحساب الکترونیکی فقط به ثبت یک فاکتور محدود نمی‌شود؛ بلکه از آماده‌سازی الزامات مالیاتی و دریافت شناسه یکتای حافظه مالیاتی آغاز شده و با ثبت دقیق اطلاعات، ارسال صورتحساب و بررسی وضعیت آن در سامانه مودیان ادامه پیدا می‌کند.

روش های ارسال صورتحساب الکترونیکی در سامانه مودیان

پس از صدور صورتحساب الکترونیکی، اطلاعات آن باید به سامانه مودیان ارسال شود. برای انجام این کار، مودی می‌تواند با توجه به حجم معاملات، امکانات نرم‌افزاری و میزان آشنایی خود با فرآیندهای فنی، یکی از روش‌های مورد تأیید را انتخاب کند. در عمل، انتخاب روش مناسب می‌تواند فرآیند ارسال صورتحساب را برای کسب‌وکار ساده‌تر کند و احتمال خطاهای فنی را کاهش دهد.

ارسال مستقیم توسط مودی

در روش ثبت فاکتور در سامانه مودیان به صورت مستقیم، خود مودی مسئول تهیه، صدور، امضای الکترونیکی و ارسال صورتحساب به سامانه مودیان است و فرآیند صدور و ارسال صورتحساب را با استفاده از زیرساخت و کلید اختصاصی خود انجام می‌دهد. برای این کار معمولاً از نرم‌افزار حسابداری یا نرم‌افزار واسطی استفاده می‌شود که امکان تولید صورتحساب مطابق استانداردهای سامانه مودیان و اتصال به آن را داشته باشد.

این روش برای مودیانی مناسب است که قصد دارند فرآیند صدور و ثبت فاکتور در سامانه مودیان را به صورت دستی و مستقیم مدیریت کنند. در این حالت، اطلاعات صورتحساب در نرم‌افزار حسابداری ثبت می‌شود و نرم‌افزار در صورت برخورداری از قابلیت اتصال به سامانه مودیان، اطلاعات را به کارپوشه مودی ارسال می‌کند. در نهایت، مسئولیت صحت اطلاعات و ارسال صورتحساب بر عهده خود مودی است.

ارسال صورتحساب از طریق شرکت های معتمد

اگر نمی‌خواهید فرآیند صدور و ارسال صورتحساب‌های الکترونیکی را به‌صورت مستقیم انجام دهید، استفاده از خدمات شرکت‌های معتمد ارائه‌ دهنده خدمات مالیاتی می‌تواند گزینه مناسبی باشد. شرکت‌های معتمد، اشخاص حقوقی دارای مجوز هستند که از سوی سازمان امور مالیاتی برای ارائه خدمات مرتبط با سامانه مؤدیان تأیید شده‌اند. این شرکت‌ها می‌توانند در زمینه آموزش، راه‌اندازی، صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی و پشتیبانی فنی به مؤدیان خدمات ارائه دهند.

بنابراین، اگر در راه‌اندازی سامانه مؤدیان یا ارسال صورتحساب‌های الکترونیکی با مسائل فنی مواجه هستید، استفاده از خدمات یک شرکت معتمد می‌تواند فرآیند را برای شما ساده‌تر کند. البته انتخاب شرکت معتمد الزامی نیست و مؤدی می‌تواند با استفاده از سایر روش‌های مورد تأیید، صورتحساب‌های خود را ارسال کند.

ارسال صورتحساب از طریق شرکت معتمد با کلید مودی

اگر مودی تمایل نداشته باشد فرآیند فنی ارسال صورتحساب را خودش انجام دهد، می‌تواند از خدمات شرکت‌های معتمد ارائه‌ دهنده خدمات مالیاتی استفاده کند. در این روش، مودی صورتحساب را با استفاده از گواهی امضای الکترونیکی و کلید اختصاصی خود امضا می‌کند و شرکت معتمد وظیفه ارسال اطلاعات به سامانه مودیان را بر عهده می‌گیرد. به این ترتیب، مودی همچنان کنترل کلید اختصاصی خود را در اختیار دارد، اما فرآیند ارسال از طریق زیرساخت شرکت معتمد انجام می‌شود.

در این روش باید به یک نکته مهم توجه داشته باشید: مسئولیت صدور و صحت اطلاعات صورتحساب همچنان با مؤدی است؛ در مقابل، شرکت معتمد مسئول انجام فرآیند ارسال اطلاعاتی است که از سوی مؤدی در اختیار آن قرار گرفته است.

ارسال از طریق شرکت معتمد با کلید شرکت معتمد

در این روش، بخش بیشتری از فرآیند صدور و ارسال صورتحساب در سامانه مودیان به شرکت معتمد واگذار می‌شود. مودی اطلاعات مورد نیاز معامله را در اختیار شرکت معتمد قرار می‌دهد و شرکت معتمد با استفاده از زیرساخت و کلید خصوصی خود، فرآیند صدور و ارسال صورتحساب را انجام می‌دهد.

در این روش، مسئولیت صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی بر عهده شرکت معتمد ارائه‌ دهنده خدمات مالیاتی قرار می‌گیرد. این روش می‌تواند برای کسب‌وکارهایی که زیرساخت فنی لازم برای صدور و ارسال صورتحساب را ندارند، گزینه ساده‌تری باشد؛ زیرا بخش فنی فرآیند به شرکت معتمد سپرده می‌شود.

ارسال از طریق سامانه‌های دولتی

یکی دیگر از روش‌های صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان، استفاده از برخی سامانه‌های دولتی است. این روش برای کسب‌وکارهایی کاربرد دارد که بخشی از اطلاعات معاملات خود را در سامانه‌ هایی مانند سامانه جامع تجارت یا سامانه ثامن ثبت می‌کنند. در این حالت، مودی لازم نیست یک معامله را جداگانه در دو سامانه ثبت کند؛ بلکه صورتحساب از طریق سامانه دولتی مربوط صادر می‌شود و اطلاعات آن به سامانه مؤدیان نیز ارسال خواهد شد.

به بیان ساده‌تر، سامانه دولتی در این فرآیند نقش واسط را ایفا می‌کند. بنابراین، اگر فعالیت شما به گونه‌ای است که صدور صورتحساب در یکی از این سامانه‌ها انجام می‌شود، می‌توانید با تنظیم صحیح اطلاعات مالیاتی، فرآیند ارسال صورتحساب به سامانه مؤدیان را نیز از همان مسیر انجام دهید.

برای استفاده از این روش، ابتدا باید در کارپوشه مالیاتی، سامانه دولتی موردنظر را به‌عنوان روش ارسال صورتحساب انتخاب کنید. پس از انجام این تنظیمات، صورتحساب‌هایی که در سامانه دولتی صادر می‌کنید، مطابق فرآیند تعیین‌ شده به سامانه مؤدیان نیز ارسال می‌شوند. در ادامه، برای آشنایی بیشتر با نرم‌افزارهای واسط سامانه مودیان به دو مورد از پرکاربردترین آن‌ها اشاره می‌کنیم:

• ثبت فاکتور در سامانه مودیان کیسان: کیسان یکی از نرم‌افزارهای واسطی است که می‌تواند برای مدیریت و ارسال صورتحساب‌های الکترونیکی به سامانه مودیان مورد استفاده قرار گیرد. استفاده از این نرم‌افزار می‌تواند فرآیند انتقال اطلاعات فاکتور و ارسال صورتحساب را برای کسب‌وکارها ساده‌تر کند.
• ثبت فاکتور در سامانه مودیان سپیدار: سپیدار از نرم‌افزارهای حسابداری است که امکانات مرتبط با صورتحساب الکترونیکی و اتصال به سامانه مودیان را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. استفاده از این نرم‌افزار می‌تواند ثبت اطلاعات فاکتور و فرآیند ارسال صورتحساب الکترونیکی را برای کسب‌وکارهایی که از سپیدار استفاده می‌کنند، ساده‌تر کند.  

کدام روش ارسال صورتحساب الکترونیکی مناسب‌تر است؟

انتخاب روش ارسال به شرایط هر کسب‌وکار بستگی دارد. اگر نرم‌افزار حسابداری شما قابلیت اتصال به سامانه مودیان را دارد و امکان مدیریت فرآیندهای فنی را در اختیار دارید، ارسال مستقیم می‌تواند گزینه مناسبی باشد.

در مقابل، اگر ترجیح می‌دهید امور فنی ارسال صورتحساب را به مجموعه‌ای متخصص واگذار کنید، استفاده از خدمات شرکت معتمد می‌تواند فرآیند را برای شما ساده‌تر کند. در روش شرکت معتمد نیز باید با توجه به اینکه می‌خواهید از کلید مودی استفاده کنید یا فرآیند صدور و ارسال را به کلید شرکت معتمد بسپارید، گزینه مناسب را انتخاب کنید.

بنابراین پیش از انتخاب روش، بهتر است حجم صورتحساب‌ها، امکانات نرم‌افزار حسابداری، توان فنی مجموعه و میزان مسئولیتی را که می‌خواهید در فرآیند ارسال بر عهده داشته باشید، در نظر بگیرید.

مهلت ارسال صورتحساب در سامانه مودیان چقدر است؟

یکی از مهم‌ترین نکاتی که هنگام صدور صورتحساب الکترونیکی باید در نظر داشته باشید، مهلت ارسال آن به سامانه مودیان است. بر اساس آخرین اطلاعیه‌های سازمان امور مالیاتی، ۱۲ روز از تاریخ صدور صورتحساب در سامانه مودیان فرصت دارید که اطلاعات آن را به سامانه مودیان ارسال کنید.

بنابراین اگر امروز صورتحسابی صادر می‌کنید، نباید ارسال آن را بدون توجه به این مهلت به تعویق بیندازید. بهتر است صورتحساب‌ها را به‌صورت منظم و در فاصله کوتاهی پس از صدور ارسال کنید که در صورت بروز خطا، مغایرت اطلاعات یا مشکل فنی، فرصت کافی برای بررسی و اصلاح داشته باشید.

راه های ارسال فاکتور به سامانه مودیان چیست؟ [در یک نگاه]

برای ارسال فاکتور به سامانه مؤدیان، به‌طور کلی چند مسیر اصلی وجود دارد: ارسال مستقیم توسط مودی از طریق نرم‌افزار حسابداری یا نرم‌افزار واسط متصل به سامانه؛ ارسال از طریق شرکت‌های معتمد مالیاتی با کلید مودی که در آن صدور و امضای صورتحساب توسط مودی انجام و ارسال توسط شرکت معتمد صورت می‌گیرد؛ ارسال از طریق شرکت معتمد با کلید شرکت معتمد که شرکت معتمد فرآیند صدور، امضای دیجیتال و ارسال را بر عهده می‌گیرد؛ و در موارد مربوط، ارسال از طریق سامانه‌های دولتی.

اگر می‌خواهید این فرآیندها را به‌صورت کاملا کاربردی و از نگاه یک حسابدار مالیاتی یاد بگیرید، دوره حسابداری مالیاتی آکادمی مجتبی خسروی می‌تواند مسیر یادگیری شما را کوتاه‌تر کند. در این دوره می‌توانید با مفاهیم و تکالیف مالیاتی، نحوۀ کار با سامانه مودیان و نکات مهم اجرای صحیح امور مالیاتی آشنا شوید و مهارت‌هایی را یاد بگیرید که در کار واقعی حسابداری و رسیدگی‌های مالیاتی کاربرد دارند.

جمع‌بندی

صدور و ارسال صورتحساب در سامانه مودیان، زمانی بدون دردسر خواهد بود که اطلاعات فاکتور را دقیق ثبت کنید، روش ارسال مناسب کسب‌وکارتان را انتخاب کنید و مهلت قانونی را جدی بگیرید. استفاده از نرم‌افزار مناسب هم می‌تواند خطا و دوباره‌کاری را کاهش دهد. اگر فردا یکی از صورتحساب‌های شما در سامانه مودیان رد شود، می‌دانید دقیقاً چه اقدامی باید انجام دهید؟ تجربه یا سؤال خود را در کامنت‌ها با ما در میان بگذارید. 

سوالات متداول