راهنمای کامل انواع صورتحساب در سامانه مودیان؛ مشمولین، نکات و الگوها

صورتحساب الکترونیکی یکی از اصلی‌ترین پایه‌های تجارت الکترونیک و کسب‌و‌کارهای رو به رشد امروزی است. از سوی دیگر، صدور این نوع از صورتحساب‌ها به شفاف سازی حساب‌های یک کسب‌وکار و در نتیجه افزایش قابلیت اعتماد به آن کمک می‌کند. از این رو، در این مطلب بر آن شدیم تا شما عزیزان را با انواع صورتحساب الکترونیکی، الگوهای آن ها و نحوه صدور صورتحسابهای اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش آشنا نماییم. با ما همراه باشید.

معرفی انواع صورتحساب در سامانه مودیان

انواع صورتحساب در سامانه مودیان را می‌توان به دو دسته صورتحساب الکترونیکی و صورتحساب غیرالکترونیکی تقسیم‌بندی کرد. در ادامه به بررسی هر کدام خواهیم پرداخت.

پیش از آنکه به بررسی انواع صورتحساب در سامانه مودیان بپردازیم، پیشنهاد ما این است که در ابتدا با سامانه مودیان آشنا شوید:

سامانه مودیان چیست؟

صورتحساب الکترونیکی چیست؟

صورت حساب الکترونیکی بر اساس تعریف قانون پایانه‌‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، صورت حسابی است که دارای سه ویژگی زیر باشد:

• دارای شماره یکتای مالیاتی باشد.
• اطلاعات مندرج در آن در حافظه مالیاتی فروشنده ذخیره می‌شود.
• مشخصات و اقلام اطلاعاتی آن متناسب با نوع کسب‌وکار توسط سازمان تعیین و اعلام می‌شود.

سامانه صدور صورتحساب الکترونیکی

برای صدور و ارسال صورت حساب الکترونیکی به سامانه مودیان، چند روش در اختیار مودیان قرار دارد. انتخاب روش مناسب بیشتر به حجم فعالیت، تعداد صورتحساب‌ها و امکانات مورد نیاز شما بستگی دارد. اگر تعداد صورتحساب‌ها محدود است، استفاده از ابزارهای رسمی سازمان امور مالیاتی می‌تواند گزینه مناسبی باشد؛ اما برای کسب‌وکارهایی که روزانه با تعداد زیادی صورتحساب سروکار دارند، استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری متنوع موجود در بازار که امکان اتصال به سامانه مودیان را فراهم کرده‌اند، مدیریت فرآیند را ساده‌تر و دقیق‌تر می‌کند.

به‌طور کلی، دو روش اصلی برای صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی عبارت است از:

• استفاده از سامانه ثبت برخط معاملات: سازمان امور مالیاتی این سامانه را برای ثبت و ارسال صورتحساب‌های الکترونیکی در اختیار مودیان قرار داده است. این روش برای افرادی که حجم صورتحساب‌های آنها پایین است و تمایل دارند فرآیند ارسال را به‌صورت مستقیم انجام دهند، کاربردی است.
• استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری: بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری موجود در بازار، امکان اتصال به سامانه مودیان و ارسال صورتحساب الکترونیکی را فراهم کرده‌اند. در این روش، اطلاعات صورتحساب در فرآیند حسابداری ثبت می‌شود و با استفاده از امکانات نرم‌افزار، ارسال آن به سامانه مودیان نیز انجام می‌گیرد. این گزینه برای کسب‌وکارهایی که تعداد معاملات بیشتری دارند، معمولاً مدیریت صورتحساب‌ها را منظم‌تر و خطای ثبت اطلاعات را کمتر می‌کند.

نکته: پیش از انتخاب روش ارسال، بهتر است حجم معاملات و فرآیند حسابداری کسب‌وکار خود را در نظر بگیرید. اگر قرار است تعداد زیادی صورتحساب در طول روز یا ماه صادر کنید، استفاده از نرم‌افزاری که ارتباط مناسبی با سامانه مودیان دارد، می‌تواند بخش قابل توجهی از کارهای دستی را کاهش دهد.

انواع صورتحساب الکترونیکی در سامانه مودیان چیست؟ 

از آنجا که صدور صورتحساب مناسب یکی از اصلی‌ترین ارکان اجرای صحیح سامانه مودیان است، سازمان مالیاتی طی اطلاعیه‌ای انواع صورتحساب‌های معتبر از سوی سازمان مالیاتی را به شرح زیر معرفی کرد:

• صورتحساب الکترونیکی
• صورتحساب غیرالکترونیکی

صورتحسابهای معتبر الکترونیکی

صورتحساب‌های الکترونیکی از نظر اطلاعات درج شده در آن و همچنین اعتبار مالیاتی به گروه‌های زیر طبقه‌بندی می‌شوند:

صورتحساب الکترونیکی نوع اول

صورتحساب الکترونیکی نوع اول صورتحسابی است که در آن کلیه اطلاعات مربوط به معامله انجام شده و طرفین آن از جمله نوع فروش، نوع خریدار، تاریخ و زمان صدور صورتحساب، اطلاعات هویتی خریدار و فروشنده، مشخصات کالا یا خدمت به صورت دقیق و کامل ثبت می‌شود.

با توجه به اینکه در این نوع از صورتحساب‌های الکترونیکی اطلاعات هویتی خریدار درج می‌شود، صورتحساب پس از صدور و ثبت در سامانه مودیان، اعتبارسنجی و پذیرش توسط سامانه بر اساس شماره اقتصادی در کارپوشه خریدار درج شده و در صورت تایید خریدار به عنوان اعتبار مالیاتی برای ایشان محسوب خواهد شد.

از مهم‌ترین ویژگی‌های صورتحساب نوع اول می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• استفاده از شماره یکتای مالیاتی 22 رقمی
• قابلیت عرضه کالا یا خدمات به صورت نقد و نسیه
• پذیرش اعتبار مالیاتی خرید انجام شده برای خریدار در صورت ثبت‌نام در سامانه مودیان و ایجاد کارپوشه
• امکان ثبت کلیه اطلاعات مورد نیاز برای مشاغل خاص نظیر طلافروشی‌ها، شرکت‌های هواپیمایی و مواردی از این قبیل

در ادامه، یک نمونه صورتحساب الکترونیکی نوع اول را مشاهده می‌کنید که ساختار و اطلاعات درج‌ شده در آن را بهتر نشان می‌دهد:

صورتحساب الکترونیکی نوع دوم

این صورتحساب شامل اطلاعات کامل فروشنده و اطلاعات کامل کالا یا خدمات است. در صورتحساب نوع دوم، ثبت اطلاعات خریدار اختیاری بوده و از بابت این صورتحساب، اعتبار مالیاتی برای خریدار قابل احتساب نیست. از آنجا که در این نوع صورتحساب درج اطلاعات خریدار اختیاری است، تنها می‌تواند در معاملات نقدی و در زمان ارائه محصول به مصرف کننده نهایی مورد استفاده قرار گیرد؛ همچنین برای خریدار، اعتبار مالیاتی ایجاد نمی‌کند.

در ادامه، یک نمونه صورتحساب الکترونیکی نوع دوم را مشاهده می‌کنید که ساختار و اطلاعات درج‌ شده در آن را بهتر نشان می‌دهد:

صورتحساب الکترونیکی نوع سوم

صورتحساب نوع سوم همان رسیدهای پرداخت وجه صادره از دستگاه‌های کارتخوان بانکی یا درگاه‌های پرداخت الکترونیکی است که متناسب با مقررات اعلام شده از سوی سازمان مالیاتی، به عنوان پایانه فروشگاهی معتبر مورد استفاده قرار می‌گیرد.

در این نوع از صورتحساب‌های الکترونیکی که برای معاملات نقدی و یا مصرف کننده نهایی مورد استفاده قرار می‌گیرد، تنها مبلغ پرداختی و مشخصات پذیرنده (شماره سوئیچ، شماره پذیرنده و شماره پایانه)، شماره پیگیری، تاریخ و زمان پرداخت و حداقل مشخصات فروشنده قابل دسترسی است. از این رو خریدار نمی‌تواند از این صورتحساب به عنوان اعتبار مالیاتی استفاده کند.

نکته: لازم است بدانید این نوع صورتحساب الکترونیکی نیز دارای شماره منحصر به فرد مالیاتی است.

نحوه تعیین سریال داخلی صورتحساب الکترونیکی

مطابق اطلاعیه شماره 31 سازمان مالیاتی، سریال داخلی صورتحساب الکترونیکی به عنوان مولفه متغیر تشکیل دهنده شماره منحصر به فرد مالیاتی بوده و باید به ازای هر صورتحساب ثبت شده توسط حافظه مالیاتی به­ صورت یکتا و صعودی تولید شود. همچنین جهت تولید این سریال در صورتحساب­‌های الکترونیکی در ابتدای هر سال، باید از سریال بعدی نسبت به آخرین شماره سریال داخلی تولید شده در سال قبل آغاز کرد.

صورتحسابهای معتبر غیر الکترونیکی

با بهره‌برداری از سامانه مودیان و عضویت کلیه مشمولین در این سامانه، صدور صورت‌حساب‌های غیرالکترونیکی تنها در موارد خاص مورد پذیرش سازمان قرار می‌گیرد و در سایر موارد، فاقد اعتبار خواهند بود. بر اساس اعلام سازمان مالیاتی تنها صورتحساب‌های غیر الکترونیکی مورد قبول سازمان به شرح زیر هستند:

صورتحساب کاغذی

برای اشخاصی که بر اساس مقررات و مهلت‌های قانونی مربوطه مشمول صدور صورتحساب‌های الکترونیکی نیستند، مانند اشخاص موضوع ماده 81 ق.م.م. با تایید سازمان مالیاتی. این اشخاص می‌توانند نسبت به خرید و فروش با صورتحسابهای کاغذی معمول اقدام کنند.

دقت کنید در چنین مواردی، صورتحساب‌های کاغذی صادره شامل کلیه اطلاعات مربوط به صورتحساب الکترونیکی به استثنای اطلاعاتی که توسط سامانه به صورتحساب اضافه می‌شود (مانند شماره منحصر به فرد مالیاتی) خواهد بود.

صورتحساب شمس

صورتحساب شناسه‌دار معتبر سازمان (شمس)، یک فرم 3 نسخه‌ای دارای شناسه یکتای سازمان مالیاتی است که در زمان بروز حادثه یا نقص فنی برای فروش کالا یا خدمات مورد استفاده قرار می‌گیرد.

مطابق دستورالعمل شماره 200/1400/508 مورخ 1400/2/25 با موضوع نحوۀ ثبت و ارسال صورتحساب، در مواردی که به دلیل بروز حادثه یا نقص، امکان صدور و ثبت صورتحساب الکترونیکی فراهم نباشد، مشمولین صدور صورتحساب الکترونیکی موظفند از این نوع صورتحساب استفاده کنند. بدین ترتیب مودی موظف است مراتب را حداکثر تا پایان روز اداری بعد به سازمان مالیاتی و یا شرکت معتمد اعلام کند. همچنین پس از رفع حادثه یا نقص فنی، ظرف مدت 7 روز اطلاعات فروش را در کارپوشه خود ثبت و یا مستندات را به شرکت معتمد تحویل دهد. 

صورتحساب نوع اول و دوم در سامانه مودیان چه تفاوتی دارند؟

صورتحساب‌های الکترونیکی بر اساس دارا بودن اطلاعات خریدار به دو نوع همراه با اطلاعات خریدار و بدون اطلاعات خریدار تقسیم می‌شوند. صورتحساب‌های الکترونیکی نوع اول و دوم، به‌عنوان دو نوع اصلی صورتحساب در نظام مالیاتی الکترونیکی تفاوت‌های مشخصی دارند که بر اساس اطلاعات موجود در سامانه مودیان تعیین می‌شوند. در ادامه این تفاوت‌ها را به‌زبان ساده توضیح می‌دهیم:

صورتحساب نوع اول (همراه با اطلاعات خریدار)

1. مشخصات خریدار:
   • این نوع صورتحساب شامل اطلاعات کاملی از خریدار مانند شناسه ملی، کدملی، کداقتصادی یا شماره مشارکت مدنی است.
2. موارد استفاده:
   • مناسب برای زمانی که خریدار یک کسب‌وکار یا شخص حقوقی است و اطلاعات مالیاتی دقیقی دارد.
3. الگوهای متنوع:
   • شامل الگوهای مختلفی مانند الگوی فروش، فروش ارزی، الگوی طلا، جواهر و پلاتین، صادرات، قبوض خدماتی و قراردادپیمانکاری است.

صورتحساب نوع دوم (بدون اطلاعات خریدار)

1. مشخصات خریدار:
   • اطلاعات خریدار در این نوع صورتحساب ثبت نمی‌شود.
   • معمولاً برای مصرف‌کنندگان نهایی یا زمانی که اطلاعات خریدار در دسترس نیست، استفاده می‌شود.
2. موارد استفاده:
   • مناسب برای فروش‌هایی که خریدار مصرف‌ کننده شخصی یا نهایی بوده یا اطلاعاتی از خریدار در دسترس فروشنده نیست.
3. الگوهای محدودتر:
   • تنها شامل دو الگوی فروش و طلا، جواهر و پلاتین است.

مشمولین صدور صورتحساب الکترونیکی نوع 1 و 2 به سامانه مودیان

بر اساس اطلاعیه شماره 24 سازمان مالیاتی از ابتدای سال 1403، مودیانی که فروش ایشان تا پایان پاییز سال 1402 به 180 میلیارد ریال (18 میلیارد تومان) برسد، از ابتدای فروردین ماه سال 1403 مکلف به صدور صورتحساب الکترونیکی نوع 1 و یا 2 و ثبت در سامانه مودیان هستند. متن اطلاعیه به شرح زیر است:

“با عنایت به اطلاعیه سازمان مالیاتی در خصوص تکالیف اشخاص حقیقی جهت اجرای قانون پایانه‌­های فروشگاهی و سامانه مودیان، در صورتی که فروش هر مودی طی سال از نصاب مقرر در ماده 14 مکرر قانون پایانه‌‏های فروشگاهی و سامانه مودیان و تبصره 1 آن، عبور نماید از ابتدای دومین دوره بعد از اتمام دوره فروش سالانه از نصاب مقرر، ملزم به صدور صورتحساب الکترونیکی نوع 1 و یا 2 حسب مورد خواهد شد. لذا مودیانی که فروش ایشان تا پایان پاییز سال 1402 به 180 میلیارد ریال برسد، از ابتدای فروردین ماه سال 1403 مکلف به صدور صورتحساب الکترونیکی نوع 1 و یا 2 و ثبت در سامانه مودیان هستند.”

الگوهای صورتحساب در سامانه مودیان چیست؟

سازمان مالیاتی بر اساس معاملات و فعالیت‌های مختلف و متناسب با نوع کسب‌وکار مودیان، الگوهایی برای صورت حساب‌های الکترونیکی معرفی کرده است. هر الگوی صورتحساب، دارای برخی اقلام اختصاصی و برخی اقلام مشترک با سایر الگوها است. در ادامه با الگوهای کلی معرفی شده از سوی سازمان مالیاتی برای صورت حساب‌های الکترونیکی آشنا می‌شویم.

نکته: صورتحساب‌های الکترونیکی صرفا شامل اقلام مذکور در دستورالعمل بوده و اقلام دیگری را شامل نمی‌شود.

الگوهای صورتحساب الکترونیکی نوع اول

1. الگوی اول (فروش)
2. الگوی دوم (فروش ارزی)
3. الگوی سوم (صورتحساب طلا، جواهر و پلاتین)
4. الگوی چهارم (قرارداد پیمانکاری)
5. الگوی پنجم (قبوض خدماتی)
6. الگوی ششم (بلیط هواپیما)
7. الگوی هفتم (صادرات)

الگوی اول یا همان الگوی فروش یک الگوی عمومی حساب می‌شود که اگر مشمول الگوی دوم تا هفتم نباشید می‌توانید از این الگو استفاده کنید.

الگوهای صورت‌حساب الکترونیکی نوع دوم

صورتحساب نوع دوم الگوهای محدودتری دارد. الگوهای این نوع از صورت‌حساب شامل موارد زیر می‌شود:

1. الگوی اول (فروش)
2. الگوی دوم (صورتحساب طلا، جواهر و پلاتین)

الگوهای صورتحساب الکترونیکی نوع سوم

همان‌طور که در قسمت بالاتر این مقاله گفتیم،  صورتحساب الکترونیکی نوع سوم همان رسید پایانه‌های فروشگاهی است که اطلاعات بسیار محدودی بر روی آن ثبت شده است. این نوع از صورتحساب الکترونیکی فاقد الگوهای متنوع است و فقط در یک فرمت ارائه می‌شود.

موضوع صورتحساب در سامانه مودیان چیست؟

صورتحساب‌های الکترونیکی بر اساس موضوع و ماهیت آنها به دسته‌های زیر تقسیم می‌شوند:

• صورتحساب مرجع: صورتحساب اصلی فروش با هر وضعیت (اعم از تایید، رد و یا عدم نیاز به واکنش) و یا هر صورتحساب اصلاح/برگشت از فروش در حالت تایید شده و یا عدم نیاز به واکنش، صورتحساب مرجع است.
• صورتحساب ارجاعی: صورتحساب با موضوع اصلاحی، برگشت از فروش و ابطالی را صورتحساب ارجاعی می‌نامند.

صورتحساب اصلی

اولین صورتحساب الکترونیکی که با انجام هر معامله صادر و در سامانه مودیان ثبت می‌شود، صورتحساب اصلی فروش نامیده می‌شود.

صورتحساب الکترونیکی اصلاحی

در صورتی که پس از صدور و ثبت صورتحساب فروش، فروشنده نیازمند به اصلاح اطلاعات شخصی خود در صورتحساب باشد، می‌تواند صورتحساب جدیدی (اصلاحی) که از نظر نوع و الگوی صورتحساب مطابق صورتحساب اصلی (مرجع) بوده و حاوی شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب مرجع است، صادر و در سامانه ثبت کند. توجه کنید شرط پذیرش صورتحساب اصلاحی این است که:

• اصلاح صورتحساب به دلیل ویرایش اطلاعات مربوط به خریدار نباشد.
• ویرایش صورتحساب به دلیل اصلاح اطلاعات مربوط به کالا/خدمت نباشد.

صورتحساب الکترونیکی ابطالی

هر گاه پس از صدور صورتحساب الکترونیکی (اعم از اصلی، اصلاحی، برگشت از فروش) حداقل یکی از شرایط زیر برقرار باشد، صادرکننده صورتحساب الکترونیکی موظف است صورتحساب ابطالی که از نظر نوع و الگوی صورتحساب مطابق صورتحساب مرجع بوده و حاوی شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب مرجع است را صادر و در سامانه مودیان ثبت کند:

• تغییر اقلام اطلاعاتی مربوط به خریدار
• بازگشت تمام اقلام موجود در صورتحساب مرجع
• احراز عدم تحقق معامله بر اساس اسناد و مدارک مثبته
• اشتباه در ثبت تاریخ معامله

نکته: در صورتحساب الکترونیکی ابطالی نوع و الگوی صورتحساب، اقلام اطلاعاتی مربوط به خریدار و کلیه اقلام اطلاعاتی مربوط به کالا/خدمت موجود در بدنه صورتحساب، از صورتحساب مرجع واکشی می‌شود.

صورتحساب الکترونیکی برگشت از فروش

در مواردی که پس از صدور صورتحساب الکترونیکی (اصلی/اصلاحی) بخشی از کالا/خدمت کاهش یافته باشد، فروشنده می‌تواند نسبت به صدور صورتحساب الکترونیکی برگشت از فروش اقدام کند. صادرکننده صورتحساب الکترونیکی موظف است صورتحساب برگشت از فروش که از نظر نوع و الگوی صورتحساب مطابق صورتحساب اصلی مرجع و حاوی شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب مرجع بوده و شامل اقلام کالا/خدمت فروخته شده منهای اقلام برگشتی است را در صورتحساب درج و در سامانه مودیان ثبت کند.

شرایط پذیرش صورتحساب برگشت از فروش

شرایط پذیرش صورتحساب برگشت از فروش به شرح زیر است:

• اقلام اطلاعاتی مربوط به خریدار، تغییر نکرده باشد.
• تعداد/مقدار یا ردیف کالا/خدمت باید نسبت به صورتحساب مرجع کاهش یافته باشد.
• در صورتی که تمام اقلام کالا/خدمت برگشت داده شده باشد، صورتحساب برگشت از فروش مورد تایید نیست؛ فروشنده باید صورتحساب ابطالی صادر کند.
• مبالغ مربوط به کالا/خدمت در صورتحساب برگشت از فروش نباید نسبت به صورتحساب اصلی تغییر یابد.

نکته:

1. امکان اصلاح اقلام اطلاعاتی مربوط به خریدار، شناسه کالا/خدمت، نوع و الگوی صورتحساب در هیچ یک از صورتحساب‌ها (اصلاحی، ابطالی و یا برگشت از فروش) وجود ندارد.
2. به صورت هم‌زمان، امکان استفاده از یک صورتحساب مرجع در صورتحساب اصلاحی و یا برگشت از فروش ابطال نشده وجود ندارد.
3. هر صورتحساب فقط می‌تواند به عنوان مرجع یک صورتحساب ابطالی قرار گیرد. 

جمع‌بندی

صدور و ثبت صورتحساب الکترونیکی شاید در نگاه اول یک تکلیف مالیاتی و دشوار به نظر برسد؛ اما باید بدانید استفاده از صورتحساب الکترونیکی در واقع تهیه مستندات خرید و فروش به صورت قانونی است که می‌تواند با پیشگیری از چالش‌هایی مانند کلاهبرداری و یا پرداخت مالیات مضاعف، مانع از تضییع حقوق فعالان اقتصادی شود. در این راستا اطلاع از نحوۀ صدور و ثبت صورتحساب الکترونیکی از اهمیت زیادی برخوردار است.

سوالات متداول