صورتحساب شمس چیست و چه کاربردی دارد؟
صورت حساب شمس در سامانه مودیان نوعی صورتحساب غیرالکترونیکی است که در شرایط خاص، زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که مودی به دلیل حادثه یا نقص فنی، امکان صدور صورتحساب الکترونیکی را نداشته باشد. این صورتحساب برخلاف فاکتور کاغذی عادی، دارای شماره مالیاتی مشخص است و استفاده از آن باید مطابق ضوابط تعیین شده از سوی سازمان امور مالیاتی انجام شود.
اگر برایتان سوال پیش آمده که صورت حساب شمس مخفف چیست؟ باید بگوییم که این اصطلاح، مخفف «شناسه معتبر سازمان امور مالیاتی» است و بر اعتبار این سند کاغذی در شرایط اضطراری دلالت دارد.
برای آشنایی با انواع صورتحساب در سامانه مودیان می‌توانید مقاله زیر را دنبال کنید:
انواع صورتحساب در سامانه مودیان
برای یادگیری و انتخاب مسیر مناسب در زمینه مالیات، با کارشناسان آکادمی مشورت کنید.
شرایط صدور صورتحساب شمس چیست؟
صدور صورتحساب شمس در سامانه مودیان یک روش عمومی برای صدور فاکتور کاغذی نیست و فقط در شرایطی مجاز است که امکان صدور صورتحساب الکترونیکی به دلیل اختلال یا شرایط اعلام شده از سوی سازمان امور مالیاتی وجود نداشته باشد. مهم‌ترین شرایط استفاده از این صورتحساب عبارت است از:
1. اعلام رسمی اختلال یا شرایط اضطراری از سوی سازمان امور مالیاتی:
در صورتی‌که به دلیل نقص فنی، اختلال گسترده یا شرایط اضطراری، امکان صدور صورتحساب الکترونیکی وجود نداشته باشد، استفاده از صورتحساب شمس باید بر اساس شرایط و ضوابط اعلام شده از سوی سازمان امور مالیاتی انجام شود. بنابراین، صرفاً قطع اینترنت یا وجود مشکل داخلی در سیستم مودی به تنهایی مجوز استفاده از این صورتحساب نیست.
2. احراز عدم امکان صدور صورتحساب الکترونیکی:
مودی باید بتواند نشان دهد که به دلیل مشکل فنی یا شرایط اعلام شده، امکان صدور و ارسال صورتحساب الکترونیکی برای او وجود نداشته است. بنابراین، صرفاً ترجیح فاکتور کاغذی یا مشکلات عادی کسب‌وکار، مجوز استفاده از صورتحساب شمس نیست.
3. رعایت الزامات قانونی و اطلاعات صورتحساب:
صورتحساب شمس باید مطابق فرم و شماره‌ای که مطابق ضوابط سازمان امور مالیاتی در اختیار مودی قرار گرفته است، صادر و اطلاعات لازم مثل مشخصات فروشنده و خریدار، تاریخ، شرح کالا یا خدمت، مبلغ معامله و مالیات و عوارض ارزش افزوده در آن درج شود. بنابراین، یک فاکتور دستی معمولی که مودی شخصاً تهیه کرده باشد، لزوماً صورت حساب شمس محسوب نمی‌شود.
4. رعایت محدودیت زمانی استفاده:
اعتبار استفاده از صورتحساب شمس به دوره‌ای محدود است که امکان صدور صورتحساب الکترونیکی وجود ندارد. پس از رفع اختلال و فراهم شدن امکان صدور صورتحساب الکترونیکی، ادامه استفاده از صورتحساب شمس مجاز نیست و مودی باید فرآیند صدور صورتحساب الکترونیکی را از سر بگیرد.
بنابراین، صورتحساب شمس جایگزین دائمی صورتحساب الکترونیکی نیست؛ بلکه یک راهکار استثنایی و موقت برای شرایطی است که صدور صورتحساب الکترونیکی عملاً امکان‌پذیر نباشد. مودی هم باید صدور این صورتحساب را دقیقاً مطابق ضوابط و دستورالعمل‌های اعلامی سازمان امور مالیاتی انجام دهد.
در تصویر زیر می‌توانید به طور خلاصه با شرایط صدور صورتحساب شمس آشنا شوید:
مهلت استفاده از صورتحساب شمس
مهلت استفاده از صورتحساب شمس مستقیماً به مدت زمانی بستگی دارد که امکان صدور صورتحساب الکترونیکی به دلیل نقص فنی یا شرایط اعلام شده از سوی سازمان امور مالیاتی وجود ندارد. به بیان ساده‌تر، مودی فقط در بازه‌ای که امکان صدور صورتحساب الکترونیکی فراهم نیست، می‌تواند طبق ضوابط از صورتحساب شمس استفاده و پس از رفع نقص یا پایان حادثه، باید اطلاعات صورتحسابهای صادر شده را در کارپوشه ثبت کند.
مهلت «استفاده از صورتحساب شمس» را با مهلت «ثبت صورتحساب شمس در سامانه مودیان» یکی در نظر نگیرید؛ این دو، دو تکلیف متفاوت هستند و باید هرکدام در زمان مقرر انجام شوند.
مراحل دریافت صورتحساب شمس
اگر شرایط استفاده از صورتحساب شمس در سامانه مودیان برای شما ایجاد شده باشد، دریافت و استفاده از آن باید مطابق فرآیند تعیین شده سازمان امور مالیاتی انجام شود. در ادامه مراحل دریافت صورتحساب غیرالکترونیکی شمس را مرو میکنیم.
۱. بررسی وجود شرایط صدور صورتحساب شمس
در قدم اول بررسی کنید که آیا واقعاً امکان صدور صورتحساب الکترونیکی وجود ندارد و شرایط استفاده از صورتحساب شمس فراهم شده است یا خیر. صرفاً قطع شدن اینترنت، مشکلات داخلی کسب‌وکار یا ترجیح مودی برای استفاده از فاکتور کاغذی، به‌تنهایی مجوز استفاده از صورتحساب شمس نیست.
۲. اعلام نقص فنی یا حادثه
در صورتی‌که حادثه یا نقص فنی باعث شده امکان صدور صورتحساب الکترونیکی وجود نداشته باشد، موضوع باید طبق ضوابط مربوط به سازمان امور مالیاتی اعلام شود. ثبت و نگهداری مستندات این مرحله اهمیت زیادی دارد؛ زیرا بعداً ممکن است برای بررسی اعتبار صورتحسابهای صادرشده مورد نیاز باشد.
۳. بررسی شماره‌های اختصاص‌یافته در کارپوشه
پس از احراز هویت سامانه شمس و ایجاد شرایط، مودی باید کارپوشه خود را بررسی کند. سازمان امور مالیاتی شماره‌های مربوط به صورتحساب شمس را در اختیار مودی قرار می‌دهد و این شماره‌ها باید برای صدور صورتحساب مورد استفاده قرار گیرند. اگر تعداد شماره‌های موجود کافی نباشد، مودی می‌تواند درخواست شماره‌های بیشتر را از طریق کارپوشه ثبت کند.
۴. صدور صورتحساب شمس
پس از دریافت شماره مربوط، صورتحساب شمس باید مطابق اطلاعات و قالب تعیین شده توسط سازمان امور مالیاتی صادر شود. مشخصات معامله، اطلاعات طرفین، تاریخ، مبلغ و سایر اطلاعات مورد نیاز باید با دقت درج شود. در این مرحله بهتر است اطلاعات صورتحساب را قبل از نهایی کردن بررسی کنید؛ زیرا اشتباه در مشخصات خریدار، مبلغ معامله یا شماره صورتحساب می‌تواند هنگام ثبت اطلاعات در سامانه مودیان مشکل ایجاد کند.
۵. ثبت صورتحسابهای صادر شده پس از رفع مشکل
با برطرف شدن حادثه یا نقص فنی، استفاده از صورتحساب شمس متوقف می‌شود و مودی باید صدور صورتحساب الکترونیکی را از سر بگیرد.
در ادامه، صورتحسابهای شمس صادر شده در دوره مجاز باید در مهلت تعیین شده در کارپوشه ثبت شوند. مطابق ضوابط مورد اشاره، این مهلت حداکثر ۱۰ روز کاری پس از رفع نقص یا حادثه است و با درخواست مودی و موافقت سازمان امور مالیاتی، امکان تمدید آن تا ۱۵ روز وجود دارد.
نحوه صدور صورتحساب شمس
صدور صورتحساب شمس فقط به نوشتن یک فاکتور کاغذی محدود نمی‌شود و باید اطلاعات معامله با دقت و مطابق ضوابط تعیین شده ثبت شود. اگر در شرایط مجاز از این نوع صورتحساب استفاده می‌کنید، بهتر است هنگام تکمیل آن موارد زیر را به‌دقت بررسی کنید:
- استفاده از فرم و شماره سریال معتبر:
صورتحساب باید در قالب کاغذی مورد تأیید و با شماره سریال چاپی (ملخی) و شماره منحصر به فرد مالیاتی مربوط به آن صادر شود. بنابراین، استفاده از یک فاکتور کاغذی عادی و بدون شماره معتبر به عنوان صورتحساب شمس قابل اتکا نیست. - ثبت مشخصات کامل فروشنده و خریدار:
اطلاعات هویتی و مالیاتی طرفین معامله باید به‌صورت کامل درج شود. نام و نام خانوادگی یا نام شخص حقوقی، شماره اقتصادی یا شناسه ملی، کد پستی و نشانی محل فعالیت از جمله اطلاعاتی است که باید با دقت ثبت شود. بهتر است این اطلاعات را قبل از صدور صورتحساب با اطلاعات پرونده مالیاتی طرف معامله تطبیق دهید. - درج تاریخ و شماره صورتحساب:
تاریخ صدور باید دقیقاً مطابق تاریخ انجام معامله درج شود. شماره سریال صورتحساب هم باید بدون اشتباه و مطابق شماره اختصاص‌یافته ثبت شود. این موضوع هنگام ثبت اطلاعات صورتحساب در سامانه مودیان اهمیت زیادی دارد. - ثبت جزئیات کالا یا خدمات:
در بخش مربوط به شرح معامله، مشخصات کالا یا خدمت، مقدار یا تعداد، واحد، بهای هر واحد و مبلغ کل باید به‌صورت واضح درج شود. از نوشتن توضیحات کلی و مبهم خودداری کنید؛ اطلاعات صورتحساب باید امکان تطبیق با اسناد و مدارک معامله را داشته باشد. - محاسبه و درج مالیات و عوارض ارزش افزوده:
در صورتی‌که معامله مشمول مالیات و عوارض ارزش افزوده باشد، مبلغ مربوط باید به‌صورت جداگانه و شفاف در صورتحساب درج شود. مبلغ کالا یا خدمت و مالیات و عوارض را پیش از نهایی کردن صورتحساب دوباره بررسی کنید که از بروز مغایرت در زمان ثبت اطلاعات جلوگیری شود. - مهر و امضای مجاز:
صورتحساب باید مطابق ضوابط، توسط فروشنده یا شخص مجاز از طرف او امضا و ممهور شود. بهتر است پیش از تحویل صورتحساب به خریدار، کامل بودن مهر، امضا و سایر اطلاعات آن را کنترل کنید.
پس از رفع اختلال سامانه، اطلاعات این صورتحساب‌ها باید در سامانه مودیان ثبت شود.
قوانین صورتحساب شمس
استفاده از صورتحساب شمس در سامانه مودیان یک راهکار موقت و استثنایی است و باید مطابق قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان و دستورالعمل‌های اجرایی مربوط انجام شود. بنابراین، اگر به دلیل حادثه یا نقص فنی امکان صدور صورتحساب الکترونیکی برای شما وجود ندارد، صرفا صدور یک فاکتور کاغذی کافی نیست و باید تکالیف قانونی مربوط به صورتحساب شمس را هم رعایت کنید.
مسئولیت صحت اطلاعات صورتحساب شمس با چه کسی است؟
مسئولیت درج صحیح اطلاعات معامله و رعایت ضوابط صدور صورتحساب شمس بر عهده مودی است. اطلاعاتی مانند مشخصات فروشنده و خریدار، تاریخ، مبلغ معامله، مالیات و عوارض و شماره مالیاتی صورتحساب باید با دقت ثبت شود.
از طرف دیگر، مودی باید پس از برطرف شدن حادثه یا نقص فنی، صورتحسابهای شمس صادر شده را در مهلت مقرر در کارپوشه ثبت کند. طبق دستورالعمل، این کار باید حداکثر ظرف ۱۰ روز اداری پس از رفع حادثه یا نقص فنی انجام شود و با درخواست مودی و موافقت سازمان، این مهلت می‌تواند تا ۱۵ روز تمدید شود.
آیا صورتحساب شمس برای خریدار معتبر است؟
در صورتی‌که صورتحساب شمس در شرایط مجاز با رعایت ضوابط و شماره مالیاتی اختصاص‌یافته صادر شده باشد، خریدار می‌تواند آن را به عنوان سند معامله در اختیار داشته باشد. البته اعتبار و قابلیت استناد آن به رعایت الزامات قانونی و ثبت و تعیین تکلیف صورتحساب طبق مقررات وابسته است.
به همین دلیل اگر خریدار، یک صورتحساب شمس دریافت کرده است، بهتر است اطلاعات آن را با معامله واقعی، مشخصات فروشنده و سایر اسناد مربوط تطبیق دهد و مستندات خرید را به‌درستی نگهداری کند.
اگر قوانین صورتحساب شمس رعایت نشود چه می‌شود؟
صورتحساب شمس فقط در شرایطی قابل استفاده است که امکان صدور صورتحساب الکترونیکی به دلیل حادثه یا نقص فنی وجود نداشته باشد و مودی هم تکالیف مقرر را انجام داده باشد. برای مثال، ادامه استفاده از صورتحساب شمس پس از رفع حادثه یا نقص فنی مجاز نیست و طبق دستورالعمل، صدور آن در چنین شرایطی می‌تواند از مصادیق تخلف موضوع ماده ۹ قانون باشد.
همچنین دستورالعمل تصریح کرده است که در صورت رعایت نکردن احکام ماده ۱۲ قانون و مقررات دستورالعمل مربوط، متخلف مشمول جرائم مقرر در ماده ۲۲ قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان خواهد بود.
اگر چند پایانه فروشگاهی داشته باشیم، می‌توانیم صورتحساب شمس صادر کنیم؟
این موضوع برای مودیانی که چند پایانه فروشگاهی یا حافظه مالیاتی دارند، اهمیت زیادی دارد. اگر یک مودی برای یک فعالیت و پرونده مالیاتی واحد، در یک محل از دو یا چند پایانه فروشگاهی یا حافظه مالیاتی استفاده کند و یکی از آن‌ها دچار نقص فنی شود، نمیتواند صرفاً به دلیل از کار افتادن همان پایانه، صورتحساب شمس صادر کند.
در این شرایط، ابتدا باید نقص یا حادثه را طبق ضوابط به سازمان امور مالیاتی اعلام کند. سپس در صورتی‌که یکی از پایانه‌های دیگر فعال و قابل استفاده باشد، صدور صورتحساب الکترونیکی باید از طریق همان پایانه انجام شود. بنابراین، تا زمانی که امکان صدور صورتحساب الکترونیکی از طریق یکی از پایانه‌های فروشگاهی فعال وجود داشته باشد، استفاده از صورتحساب شمس مجاز نیست.
جمع‌بندی
صورتحساب شمس در سامانه مودیان، راهکاری موقت برای ادامه فعالیت مودیان در زمان بروز اختلال اعلام شده و نبود امکان صدور صورتحساب الکترونیکی است. استفاده از این صورتحساب باید مطابق ضوابط سازمان امور مالیاتی انجام شود و مودی پس از رفع اختلال موظف است اطلاعات صورتحسابهای صادر شده را در مهلت مقرر در سامانه ثبت کند. به نظر شما در شرایط اختلال سامانه مودیان، استفاده از صورتحساب شمس تا چه اندازه می‌تواند مشکل مودیان را حل کند؟ نظرات خود را در کامنت‌ها با ما به اشتراک بگذارید.
سوالات متداول
صورتحساب شمس، نوعی صورتحساب کاغذی با شماره سریال منحصر به فرد (شناسه معتبر یا شمس) است که سازمان امور مالیاتی برای شرایط اضطراری و قطعی سامانه مودیان تایید کرده است.
تنها زمانی که سازمان امور مالیاتی به دلیل نقص فنی سامانه، رسماً مجوز استفاده از آن را صادر کرده باشد و صورتحساب طبق ضوابط (از جمله داشتن شماره سریال شمس) صادر شود.
بله، این یک الزام قانونی است. کلیه صورتحسابهای شمس صادر شده باید پس از برقراری سامانه و در مهلت مقرر در سامانه مودیان ثبت شوند.
صرفاًَ در بازههایی که سازمان امور مالیاتی رسماً اعلام کند به دلیل مشکلات فنی سامانه مودیان، امکان صدور صورتحساب الکترونیکی نیست.
خیر، هر فاکتور دستی عادی نمیتواند صورتحساب شمس تلقی شود. این صورتحساب باید ویژگیهای مشخص، از جمله شماره سریال شمس و فرمت مورد تایید سازمان را داشته باشد.
خیر، شمس در اینجا مخفف شناسه معتبر سازمان امور مالیاتی است و به شماره سریال یا شناسه منحصر به فرد روی صورتحساب کاغذی اشاره دارد، نه سامانه‌ای مجزا به این نام.
نظرات
خیلی از همکارا هنوز فکر میکنن وقتی سامانه قطع میشه باید دست رو دست بذارن، در حالی که دقیقا همینجاست که صورتحساب شمس مثل فرشته نجات میاد تا مشمول جریمه های سنگین ماده ۲۲ نشن. برای تبدیل همین فاکتورهای شمس به الکترونیکی، دقیقا چند روز از زمان رفع نقص فنی فرصت داریم؟
درود و مهر
پس از رفع نقص فنی یا حادثه، مودی حداکثر ۱۰ روز کاری فرصت دارد صورتحسابهای شمس صادرشده در دوره اختلال را به‌صورت الکترونیکی در کارپوشه ثبت کند.